Combien de temps garder des documents?

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Si vous êtes comme la plupart des gens, vous hésitez à jeter des papiers ne sachant pas s’il est préférable de les conserver. Dans certains cas, la consigne de garder des documents est plutôt claire alors que pour d’autres, il y a des nuances. Et puis, quand il est question de papiers à charge émotive, la logique prend souvent le bord. Voici donc quelques considérations.

Musique à écouter pendant ou après la lecture de ce billet (il se peut que l’écoute simultanée ne soit pas possible) : Solitude  par Ryuichi Sakamoto

Garder des documents officiels 

Documents légaux tels titres de propriété, hypothèque, rénovations : Comme règle de base, tant que vous êtes propriétaire d’un terrain ou d’une habitation, vous devez garder les documents; il en va de même pour les factures des rénovations. La norme générale est de conserver les documents six ans après que vous avez vendu la propriété.

En toutes circonstances, vérifier avec des autorités gouvernementales ou un conseiller juridique avant de détruire ce type de documentation; le gouvernement de votre pays publie fort probablement des guides à cet effet. 

Relevés d’achats : Cela peut varier de 6 mois à 6 ans pour les factures de services tels que de téléphonie, mazout, électricité, etc. Pour ce qui est des objets que vous avez encore, mieux vaut garder tant que vous êtes propriétaires entre autres pour fins de garantie (par exemple appareils électroménagers, vêtements, bijoux, véhicules et réparations de ceux-ci). 

Documentation financière : impôts, relevé bancaire, talon de paie ou d’assurance-chômage. Ces documents doivent généralement être préservés 6 ans.

Assurances : Il faut mettre à l’abri ces documents pour toute la durée de la police; c’est quand on en a besoin qu’il est bon de les avoir pour examiner les détails.

Contrats et diplômes : Les documents tels que contrat de mariage, règlement de divorce, diplômes, certificats d’études, de baptême, de naissance, testament sont à préserver toute sa vie. Ils peuvent servir de preuve à différentes fins.

Citation relative à garder des documents: Ayez une liste de documents importants à consulter en cas d’urgence. Arrière-plan: Feuilles de papier lancées en l’air contre un ciel bleu avec nuages blancs
Photo : Renato Pozaić

Documents plus émotifs / souvenirs

Cartes de souhaits : fêtes, anniversaires, naissance, mariage. Il n’y a aucune obligation à garder ces cartes. S’il y a des messages ou des cartes qui vous tiennent à cœur, vous pouvez prendre ces cartes en photo, les conserver dans une boîte à souvenirs ou vous en servir comme signet de livres.  

Souvenirs, découpures de journaux, promotions, certificats, éditions commémoratives : en repassant à travers votre boîte souvenir, vous constaterez qu’il y a des événements qui n’ont plus d’importance pour vous; avec le reste, pourquoi ne pas prendre quelques photos et/ou les rassembler dans un livre souvenir? Si ça ne mérite pas une place de choix, il n’y a peut-être pas lieu de les garder dans un fond de garde-robe. Laissez-vous plutôt de la place pour vous créer de nouveaux souvenirs.

Lettres d’amis, de parents, d’occasions particulières, et missives anciennes : Dans ma jeunesse, j’écrivais beaucoup de lettres et en recevais à peu près autant. Après une trentaine d’années, je les ai brûlées. Vous pouvez lire le cheminement qui m’a menée à cet acte ici : 50 ans on laisse aller sans se laisser aller. Si vous vous retrouvez avec de la correspondance autre que la vôtre, la décision de s’en départir ou non devra se prendre comme pour les photos anciennes (ce qui pourrait être en soi l’objet d’un futur billet).

Collage de timbres, enveloppes, lettres et dessins
Collage par Renato Pozaić

Détruire les documents selon leur contenu

Plusieurs des papiers que vous serez prêt à détruire sont sans intérêt et peuvent aller au recyclage. D’autres, un peu plus personnels, telles que des lettres reçues, mériteront peut-être d’être déchirées en les mettant au recyclage. Dans mon cas, j’ai senti beaucoup de satisfaction à les brûler.

Pour ce qui est de documents contenant de l’information personnelle telle des numéros d’assurance sociale ou de téléphone, des adresses, et de l’information financière, une destruction par déchiquetage s’impose. Si vous disposez d’une déchiqueteuse à la maison, vous pouvez détruire quelques feuilles à la fois. Pour de plus grandes quantités, plusieurs papèteries ou autres magasins offrent des services d’élimination sécuritaire; le coût est habituellement relié au poids. 

Conserver les documents adéquatement

Après avoir fait un tri et choisi de garder des documents, il importe d’avoir un système facile d’entreposage. 

Par exemple, pour les documents à détruire au bout de 6 ans, vous pouvez apposer une étiquette sur la boîte ou la chemise en filière indiquant la date de destruction ce qui facilitera la prochaine étape.

C’est une bonne idée de regrouper à un même endroit les documents importants tels testament, procuration, information sur les assurances au cas où il vous arriverait quelque chose. Nous sommes allés une étape plus loin dans nos précautions en fixant une enveloppe sur le classeur dans laquelle une liste indique les documents importants et où ils se retrouvent. Cela simplifiera la tâche à la personne qui aura à prendre des décisions en période difficile.

Alors, comment procéder? À petites bouchées (pour la déchiqueteuse), à petits pas (pour classer ce que l’on garde), et à coups de boules de papier (pour le bac de recyclage). 

Attaquez la paperasse une pile à la fois. Courage! Ça fait du bien!

Ressources:

Protégez-vous. Combien de temps devez-vous conserver vos dossiers?

Agence du revenu du Canada (comprend une vidéo sur le sujet)

Bilbliothèque et Archives nationales du Québec

France : Service-Public

Et parmi nos billets : Photos numériques: de la gestion à la publication

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4 commentaires

  • Je suis peut-être la seule à garder un dossier complet de tous mes achats…je ne suis pas sortie du bois! Mais votre billet m’inspire, je commence avec mon dossier d’assurances! Au fait, j’ai encore les relevés d’assurances pour des maisons vendus il y a longtemps. En plus, puisque je renouvelle mes assurances à toutes les années, pourquoi ai-je en dossier celles des années passées? Une fois la comparaison faite d’une année à l’autre…vraiment, déchiqueter sera facile! On y va…merci pour vos suggestions!

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