Combien de temps garder des documents?

Mis à jour le 20 mai 2022

Le premier but de ce billet est de vous aider à désencombrer votre logement en examinant combien de temps il faut garder des documents et des papiers à valeur sentimentale. Avec la mise à jour de 2022, nous ajoutons d’autres éléments pratiques pour la gestion, et la transmission, de vos renseignements vitaux.

Les parents de Michel ont récemment tenu un « conseil de famille » avec leurs trois enfants pour expliquer leur inventaire de documents importants, comptes financiers et contacts essentiels. Cela nous a donné des idées pour enrichir ce billet et examiner l’état de nos propres dossiers.

Musique à écouter pendant ou après la lecture de ce billet (il se peut que l’écoute simultanée ne soit pas possible) : Solitude  par Ryuichi Sakamoto

Le papier

Si vous êtes comme la plupart des gens, vous hésitez à jeter des papiers ne sachant pas s’il est préférable de les conserver. Dans certains cas, la consigne de garder des documents est plutôt claire alors que pour d’autres, il y a des nuances. Et puis, quand il est question de papiers à charge émotive, la logique prend souvent le bord. Voici donc quelques considérations.

Garder des documents officiels 

Documents légaux tels titres de propriété, hypothèque, rénovations : Comme règle de base, tant que vous êtes propriétaire d’un terrain ou d’une habitation, vous devez garder les documents; il en va de même pour les factures des rénovations. La norme générale est de conserver les documents six ans après que vous avez vendu la propriété.

En toutes circonstances, vérifier avec des autorités gouvernementales ou un conseiller juridique avant de détruire ce type de documentation; le gouvernement de votre pays publie fort probablement des guides à cet effet. 

Relevés d’achats : Cela peut varier de 6 mois à 6 ans pour les factures de services tels que de téléphonie, mazout, électricité, etc. Pour ce qui est des objets que vous avez encore, mieux vaut garder tant que vous êtes propriétaires entre autres pour fins de garantie (par exemple appareils électroménagers, vêtements, bijoux, véhicules et réparations de ceux-ci). 

Documentation financière : impôts, relevé bancaire, talon de paie ou d’assurance-chômage. Ces documents doivent généralement être préservés 6 ans.

Assurances : Il faut mettre à l’abri ces documents pour toute la durée de la police; c’est quand on en a besoin qu’il est bon de les avoir pour examiner les détails.

Contrats et diplômes : Les documents tels que contrat de mariage, règlement de divorce, diplômes, certificats d’études, de baptême, de naissance, testament sont à préserver toute sa vie. Ils peuvent servir de preuve à différentes fins.

Citation relative à garder des documents: Ayez une liste de documents importants à consulter en cas d’urgence. Arrière-plan: Feuilles de papier lancées en l’air contre un ciel bleu avec nuages blancs
Photo : Renato Pozaić

Documents plus émotifs / souvenirs

Cartes de souhaits : fêtes, anniversaires, naissance, mariage. Il n’y a aucune obligation à garder ces cartes. S’il y a des messages ou des cartes qui vous tiennent à cœur, vous pouvez prendre ces cartes en photo, les conserver dans une boîte à souvenirs ou vous en servir comme signet de livres.  

Souvenirs, découpures de journaux, promotions, certificats, éditions commémoratives : en repassant à travers votre boîte souvenir, vous constaterez qu’il y a des événements qui n’ont plus d’importance pour vous; avec le reste, pourquoi ne pas prendre quelques photos et/ou les rassembler dans un livre souvenir? Si ça ne mérite pas une place de choix, il n’y a peut-être pas lieu de les garder dans un fond de garde-robe. Laissez-vous plutôt de la place pour vous créer de nouveaux souvenirs.

Lettres d’amis, de parents, d’occasions particulières, et missives anciennes : Dans ma jeunesse, j’écrivais beaucoup de lettres et en recevais à peu près autant. Après une trentaine d’années, je les ai brûlées. Vous pouvez lire le cheminement qui m’a menée à cet acte ici : 50 ans on laisse aller sans se laisser aller. Si vous vous retrouvez avec de la correspondance autre que la vôtre, la décision de s’en départir ou non devra se prendre comme pour les photos anciennes.

Collage de timbres, enveloppes, lettres et dessins
Collage par Renato Pozaić

Détruire les documents selon leur contenu

Plusieurs des papiers que vous serez prêt à détruire sont sans intérêt et peuvent aller au recyclage. D’autres, un peu plus personnels, telles que des lettres reçues, mériteront peut-être d’être déchirées en les mettant au recyclage. Dans mon cas, j’ai senti beaucoup de satisfaction à les brûler.

Pour ce qui est de documents contenant de l’information personnelle telle des numéros d’assurance sociale ou de téléphone, des adresses, et de l’information financière, une destruction par déchiquetage s’impose. Si vous disposez d’une déchiqueteuse à la maison, vous pouvez détruire quelques feuilles à la fois. Pour de plus grandes quantités, plusieurs papèteries ou autres magasins offrent des services d’élimination sécuritaire; le coût est habituellement relié au poids. 

Conserver les documents adéquatement

Après avoir fait un tri et choisi de garder des documents, il importe d’avoir un système facile d’entreposage. 

Par exemple, pour les documents à détruire au bout de 6 ans, vous pouvez apposer une étiquette sur la boîte ou la chemise en filière indiquant la date de destruction ce qui facilitera la prochaine étape.

Simplifier la vie de vos proches après que la vôtre soit terminée

Plusieurs actions peuvent être prises maintenant pour aider la ou les personnes qui auront à s’occuper de vos affaires quand vous décéderez ou si vous n’êtes plus en état de vous en occuper vous-même.

Avez-vous fait un testament? Avez-vous des procurations de biens et de soins en cas d’inaptitude? Ce sont des éléments de base pour éviter des problèmes à vos proches.

Ensuite, si vous vivez avec un.e conjoint.e, il faut s’assurer qu’il ou elle n’aura pas à chercher des documents en plus de vivre son deuil. C’est une bonne idée de regrouper à un même endroit les documents importants tels que testament, procurations, et information sur les assurances. Nous sommes allés une étape plus loin dans nos précautions, au cas où nous mourrions en même temps, en fixant une enveloppe sur le classeur dans laquelle une liste indique les documents importants et où ils se trouvent.

Dans l’infographie 5 façons de se simplifier la vie pendant et à la fin de celle-ci, nous vous fournissons des liens vers des formulaires gratuits pour créer un inventaire de vos documents et contacts importants. Elle est disponible dans le Centre de ressources réservé aux abonnés de notre infolettre.

En plus des documents physiques, il faut songer à tout l’aspect numérique de sa vie. Par exemple, est-ce que votre conjoint.e a accès aux mots de passe pour vos comptes bancaires en ligne? Il est certain qu’avec un testament ou une procuration, la personne aura accès à vos comptes; mais ce sera plus rapide si elle peut aisément payer les comptes en ligne, faire des virements, etc.

L’infographie vous fournira des suggestions pour organiser et planifier la transmission de vos codes et mots de passe.

Annonce de l'infographie 5 façons de se simplifier la vie pendant et à la fin de celle-ci

Un testament numérique

On ne parle pas ici d’une version numérisée de votre testament, mais plutôt de vos dernières volontés en ce qui concerne votre présence sur Internet. C’est évidemment un concept récent qui ne s’applique pas à tout le monde.

Par exemple, si vous avez une page Facebook bien remplie de vos souvenirs, voulez-vous qu’elle soit fermée aussitôt que possible après votre mort, ou souhaitez-vous qu’elle soit accessible un certain temps afin que vos amis se remémorent votre vie? Il s’agit d’exprimer vos volontés afin que vos proches n’aient pas à se poser la question. Il faut aussi alors leur fournir les codes d’accès nécessaires.

Nous n’y avions pas pensé jusqu’à maintenant, mais si nous décédions en même temps dans un accident, nos fils se demanderaient peut-être quoi faire avec notre blogue et notre chaîne YouTube. Les fermer? Les poursuivre? L’important est de leur laisser une directive afin qu’ils n’aient pas à se poser trop de questions.

Il est aussi important, en bon principe minimaliste, que ces directives ne créent pas un fardeau financier ou une obligation qui demande du temps. Nous n’allons certainement pas demander à nos fils de poursuivre notre blogue si ça ne les intéresse pas.

Par ailleurs, si votre présence numérique est devenue une entreprise lucrative, il se pose alors toute une autre série de questions, les mêmes que pour toute petite entreprise, qui sont hors de la portée de ce billet.

Terminons avec un exemple simple mais efficace d’un testament numérique : peu de temps après le décès d’André Arthur, ancien député au Parlement canadien et animateur de radio (controversé) de Québec, ce gazouillis a été publié sur son compte Twitter: « Aujourd’hui, le 8 mai 2022 à l’hôpital Laval je suis mort. Je laisse dans le deuil… » Puis il enchaîne avec les noms de ses proches et un paragraphe qui résume sa carrière. 


Alors, comment procéder? À petites bouchées (pour la déchiqueteuse), à petits pas (pour classer ce que l’on garde), à coups de boules de papier (pour le bac de recyclage), et systématiquement, avec l’aide de notre infographie, pour l’inventaire et les mots de passe. 

Courage! Ça fait du bien et vos proches seront reconnaissants!

Ressources:

Protégez-vous. Combien de temps devez-vous conserver vos dossiers?

Agence du revenu du Canada

Bibliothèque et Archives nationales du Québec

France : Service-Public

Et parmi nos billets :

Photos numériques: de la gestion à la publication

4 choses à faire aujourd’hui pour simplifier votre vie financière    

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8 commentaires

  • Un grand merci pour cette bonne information!
    Je dois me mettre à l’œuvre un pas à la fois 🤗🙌🏼

  • Je suis peut-être la seule à garder un dossier complet de tous mes achats…je ne suis pas sortie du bois! Mais votre billet m’inspire, je commence avec mon dossier d’assurances! Au fait, j’ai encore les relevés d’assurances pour des maisons vendus il y a longtemps. En plus, puisque je renouvelle mes assurances à toutes les années, pourquoi ai-je en dossier celles des années passées? Une fois la comparaison faite d’une année à l’autre…vraiment, déchiqueter sera facile! On y va…merci pour vos suggestions!

  • Nous sommes bien heureux que notre « conseil de famille » ait pu inspirer un blogue.
    Et, comme toujours, vos conseils sont pratiques et encourageants.
    Votre concept de simplicité vous permet d’être très créateurs.
    Keep going!

  • Merci pour ce billet! J’ai déjà un cartable à cet effet que je révise à chaque année. Par contre, j’ai réalisé qu’il me manque des infos de base comme le numéro de téléphone de ma famille qui demeure à Toronto. J’ai encore de l’amélioration à faire. Un grand merci!

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