Désencombrer le bureau

Voici un guide pour désencombrer le bureau, que ce soit un bureau en milieu de travail ou à la maison pour le boulot ou ses affaires personnelles. Avant d’adresser le comment, je veux répondre à trois questions, dont la dernière pourrait vous surprendre: Pourquoi désencombrer le bureau? Pourquoi votre bureau est-il encombré? Et quand devrait-on le laisser en désordre?

Pourquoi désencombrer le bureau?

Pour que cette pièce réponde à sa raison d’être, on veut qu’elle nous permette d’être le plus productif possible. Tout comme il faut les bons outils pour une tâche mécanique, un bon ordinateur pour de l’informatique, il faut un milieu inspirant pour un ouvrage intellectuel. On est moins productif si on perd du temps à chercher des choses ou si on perd le fil de nos idées en étant distrait par toutes sortes d’objets.

Par ailleurs, si votre bureau est situé dans un milieu de travail, la perception des autres devient un facteur. Est-ce que le désordre peut semer un doute dans l’esprit de vos collègues, patrons ou clients quant à votre efficacité? 

Enfin, une étude publiée en 2021 par le professeur Joseph Ferrari et des étudiants diplômés de l’université DePaul de Chicago a établi un lien significatif entre encombrement de son espace et insatisfaction au travail, stress et risque d’épuisement professionnel. 

Pourquoi votre bureau est-il encombré?

Dans l’étude du professeur Ferrari, The Negative Side of Office Clutter: Impact on Work-Related Well-Being and Job Satisfaction, les chercheurs n’ont pas déterminé ce qui est venu en premier, l’œuf ou la poule. Est-ce le désordre qui cause le stress ou est-ce que l’encombrement est un symptôme d’une insatisfaction au travail?  

D’où ma question: pourquoi votre bureau est-il encombré? Si c’est par manque de temps ou d’énergie pour faire le tri, parfait, nous allons nous y mettre. Mais, si c’est parce que c’est le temps de changer de boulot, il y a alors lieu de se poser d’autres questions, questions hors de la portée de ce texte. (En revanche, je peux vous suggérer notre billet Choisir de vivre avec un salaire en moins.)

Quand devrait-on laisser notre bureau en désordre?

Albert Einstein, réputé pour travailler dans un bureau en désordre, aurait dit : « Si la vue d’un bureau encombré évoque un esprit encombré alors que penser de celle d’un bureau vide ? » Si votre bureau est encombré et que vous êtes sur le point de révolutionner le monde de la science, c’est peut-être mieux d’arrêter de lire ici.

Mais sérieusement, est-ce vrai que certaines personnes travaillent mieux dans le désordre? Selon une étude de 2013 par des chercheurs de l’université du Minnesota, la réponse serait oui. Ils ont demandé à 48 étudiants de trouver de nouvelles utilisations pour les balles de ping-pong. Ceux qui étaient placés dans un bureau en désordre ont produit plus d’idées originales que ceux qui étaient placés dans un bureau désencombré. Les chercheurs ont conclu que le désordre peut générer de la créativité, car il incite inconsciemment les gens à se libérer des conventions.

Donc si vous vous trouvez très créatif.ve dans votre encombrement, aussi bien d’arrêter de lire ici.

Mais pour la plupart des gens, l’activité créative n’est qu’une portion du travail. On doit aussi être le plus calme et efficient possible; un espace désencombré contribue à cela. Je crois que les grands chefs cuisiniers qui innovent n’œuvrent pas dans une cuisine en désordre.

Pour ma part quand je travaillais, je me sentais mieux lorsque mon bureau était en ordre. Mais quand j’avais besoin d’être créatif, j’allais souvent à l’extérieur.  S’il fait beau, je le fais encore aujourd’hui pour écrire des articles pour le blogue. Je n’ai pas cherché s’il y a une étude là-dessus, mais probablement que l’espace donne plus libre cours à notre imagination.

Deux approches pour désencombrer le bureau 

L’objectif est d’avoir une surface de travail dégagée et de réduire les distractions afin de pouvoir être serein et efficace. Je vous propose deux approches générales pour désencombrer le bureau, selon où se situe le vôtre et le temps dont vous disposez.

Tout sortir sauf les meubles. Déposez les objets ailleurs de façon temporaire et contemplez l’espace dégagé. Vous aimez ça? Le but est de maintenir autant que possible les surfaces dégagées quand vous allez ramener les objets dans le bureau. 

Porter un regard neuf. Si ce n’est pas possible de tout sortir (vous êtes dans un milieu de travail et vos collègues vont penser que vous avez été congédié.e), alors au lieu de contempler l’espace vide, portez un nouveau regard sur l’espace plein. Vous pouvez le faire en prenant des photos. Ou demandez à un collègue dont vous admirez le bureau de vous prodiguer des conseils.

Y a-t-il des objets, ou même des meubles, qui ne servent pas? Même si vous dites que des articles « servent de décoration », en avez-vous besoin d’autant?  Plus vous aurez de surfaces dégagées, même les murs, plus vous serez à l’aise pour travailler.

Faire le tri

1. Commencez par ce qui est facile : les papiers et autres choses qui sont évidemment à jeter ou à recycler. 

2. Sortez les articles qui devraient être dans une autre pièce.

3. Cachez les papiers ou objets qui sont des sources d’émotions négatives (comme un dossier à traiter qui traîne depuis trop longtemps). Pouvez-vous enlever ces éléments de la vue sans pour autant les oublier? Par exemple, mettre un rappel dans votre calendrier sur l’ordinateur ou l’écrire sur une liste de tâches.

4. Après une ronde en surface, attaquez les tiroirs et cabinets. Même si ce qui s’y trouve n’est pas une distraction, vous bénéficierez de l’espace libéré. Vous pourrez y placer des articles qui occupent présentement les surfaces visibles et vous trouverez plus rapidement les choses que vous cherchez.

Voici quelques suggestions d’éléments dont vous pourriez vous départir:

• Un surplus de stylos (à essayer pour vérifier s’ils fonctionnent toujours). 
• Des documents rapportés d’une conférence il y a dix ans et que vous n’avez jamais consultés.
• Un dictionnaire de synonymes (il y a maintenant de nombreuses sources en ligne); vous pouvez probablement vous départir de tous vos dictionnaires.
• D’autres livres : voyez notre billet et notre vidéo à ce sujet.
• Des collations qui datent d’avant la pandémie.
• Des balles de stress – combien en avez-vous besoin?
• De l’équipement informatique qui ne sert plus.

5. Ensuite vient le tri le plus fastidieux, celui du papier empilé sur vos surfaces. 

Avant de commencer, assurez-vous d’avoir des chemises et des étiquettes afin de pouvoir classer les documents et jetez un coup d’œil sur notre billet au sujet de la conservation de documents.

Voici une façon de faire parmi d’autres. Créez des piles sur une table ou sur le sol : à jeter, à recycler, à déchiqueter, à classer et à numériser. Cette dernière catégorie offre une façon de libérer de l’espace en ne conservant que des copies numériques.

Selon l’espace et le temps dont vous disposez, vous pouvez séparer au fur et à mesure la pile à classer ou y revenir dans une deuxième ronde. 

Organiser

Après avoir fait le tri et vous être départi d’objets qui ne servaient plus, vous aurez peut-être besoin de meubles ou d’accessoires pour organiser ce qui reste. Commencez par regarder autour de vous s’il y a des boîtes ou d’autres articles qui pourraient répondre à votre besoin. Si ce n’est pas suffisant, vous trouverez aisément à l’internet ou en magasin toutes sortes de solutions selon votre espace et vos besoins. Je vais quand même faire quelques suggestions :

• Un classeur pour vos papiers.
• À la maison, selon la grosseur de votre classeur, un fond de placard dans le bureau ou ailleurs pour une (ou plusieurs) boîte de documents à conserver, mais que vous n’aurez plus à consulter (papiers pour impôts, reçus pour assurances, etc.).
• Organiser les fils afin qu’ils soient moins visibles ou prennent moins de place.
• Être sélectif dans le choix et la quantité d’éléments de décoration.
• Des listes, une application ou un livre de notes pour remplacer les petits bouts de papier sur votre bureau ou les Post-its collés sur votre écran. 

Maintenir

La meilleure façon de maintenir votre espace dégagé c’est de faire le tri à la fin de chaque journée.

Autrement, vous pouvez faire comme moi. De temps en temps, je sacrifiais un samedi pour désencombrer le bureau. Avec personne pour m’interrompre et de la bonne musique, je faisais le tri. C’est dommage de perdre une journée de congé, mais c’est comme peser sur « reset », on se sent prêt à relever les prochains défis.

Si vous avez d’autres trucs pour désencombrer le bureau à la maison ou en milieu de travail, svp nous en faire part dans les commentaires. Sur ce, je vous souhaite du bonheur au bureau!

Ressources:

Travailler assis ou debout, que choisir?

Clutter’s real effect on mental health, productivity in the office   

Physical Order Produces Healthy Choices, Generosity, and Conventionality, Whereas Disorder Produces Creativity     

Parmi nos billets:

Comment j’ai fait le tri de photos anciennes de famille

Un passé antérieur: les boîtes de souvenir

Pour rester à l’affût des nouvelles parutions et obtenir l’accès au centre de ressources, abonnez-vous à notre infolettre.