5 stratégies de gestion minimalistes

Trois personnes regardant un document à la lumière d'une lampe de poche.

Dans un passé antérieur, nous avons travaillé comme gestionnaires, Julie dans des écoles secondaires et moi dans des organisations à but non lucratif. Maintenant à la retraite et rédigeant des billets pour un futur simple, nous constatons que de nombreux préceptes du minimalisme s’appliquent au monde du travail et en particulier au rôle de gestionnaire. Voici donc cinq stratégies de gestion inspirées du minimalisme.

Musique à écouter pendant ou après la lecture de ce billet (il se peut que l’écoute simultanée ne soit pas possible): Computer World 2 par Kraftwerk

Aimer les gens, utiliser les choses

C’est un des protagonistes du documentaire de 2016 Minimalism: A Documentary About the Important Things qui dit « Aimez les gens, utilisez les choses parce que l’inverse n’est jamais bon. » Son but est de nous faire réfléchir, dans une culture de surconsommation, à ce dont nous accordons de l’importance dans nos vies. 

Cette phrase s’applique aussi bien dans un contexte de travail où l’on parle de « ressources humaines ». Comme l’a écrit le réputé professeur de gestion de l’université McGill, Henry Mintzberg, « Les organisations sont des communautés d’êtres humains, pas des collections de ressources humaines. »

Penser soustraction

Des recherches démontrent notre propension, comme êtres humains, à ajouter plutôt qu’à soustraire alors que la soustraction peut apporter de nombreux bénéfices.

J’ai été directeur général d’une association professionnelle qui tenait deux conférences annuelles: la principale à l’automne et une secondaire au printemps. Bien que cette dernière fût rentable, elle nécessitait beaucoup de temps du personnel et de bénévoles pour une faible participation des membres. Le concept des webinaires était nouveau dans le monde associatif (c’était bien avant la pandémie). La décision fut alors prise de mettre fin à l’assemblée du printemps, même si c’était une tradition vieille de 40 ans (!), afin que le personnel et les bénévoles se consacrent à la formation à distance. Cette soustraction permit donc à tous les membres de bénéficier de l’expertise de leurs collègues à travers de nombreux webinaires. 

La soustraction est une stratégie de gestion qui peut aussi s’appliquer aux règles d’une organisation. La tendance est toujours d’ajouter des politiques en réaction à un problème, mais rarement va-t-on retourner en arrière pour vérifier si certaines ont perdu leur raison d’être. On devrait aussi, avant d’adopter une nouvelle politique, se poser la question du chroniqueur financier et auteur Pierre-Yves McSween : « En as-tu vraiment besoin? »

Pour nous aider à « penser soustraction », on peut aller chercher un autre regard sur une situation ou un aspect organisationnel: celui d’employés, de collègues, d’amis, etc.

Citation relative aux stratégies de gestion : Pensez soustraction avant d’organiser une réunion, de démarrer un projet ou d’assigner des tâches à des employés… ou à vous-même. Michel Gérin Trois personnes regardant un document à la lumière d'une lampe de poche.

Retrouver l’essentiel

La propension à ajouter a mené de nombreuses entreprises et organisations à but non lucratif vers des crises, parfois fatales, parce qu’elles ont perdu de vue leur raison d’être. 

Dans nos vies personnelles, le minimalisme nous invite à revoir nos habitudes, par exemple de consommation et d’utilisation de notre temps, pour nous recentrer sur ce qui est essentiel.

Dans nos vies professionnelles, une des stratégies de gestion dans la prise de décisions importantes devrait être de se rappeler l’essence de l’organisation, la raison pour laquelle elle fut créée.

Libérer du temps

Le minimalisme ce n’est pas seulement dégager de l’espace dans sa maison. Pour plusieurs, c’est libérer du temps dans son horaire. Cela s’applique bien dans un milieu de travail.

Il y a lieu de penser soustraction et de se demander « En as-tu vraiment besoin? » quand vient le temps d’organiser une réunion, de démarrer un projet ou d’assigner des tâches à des employés… ou à soi-même. 

Dans leur excellent livre Rework, les entrepreneurs en technologie Jason Fried et David Heinemeir Hansson sont très sévères envers les bourreaux de travail (workaholics). « Notre culture célèbre les bourreaux de travail. (…) Mais travailler plus ne veut pas dire que vous accomplissez plus. Ça veut juste dire que vous travaillez plus. (…) Et si vous ne faites que travailler, vos valeurs et votre prise de décision en souffrent. Vous devenez incapable de déterminer ce qui mérite plus d’effort et ce qui n’en mérite pas. (…) Les bourreaux de travail ne sont pas des héros. Les vrais héros ont fini de travailler parce qu’ils ont trouvé un moyen plus rapide d’accomplir leurs tâches. » (ma traduction, et un peu de mon vécu)

Deux stratégies de gestion tirées de Rework :

  • Toujours se rappeler de l’importance que les membres de notre équipe aient une vie en dehors du travail. C’est ce qui leur donne une motivation pour le travail.
  • Pour être plus productif, il faut réduire les interruptions.

À trop travailler, surtout sans se sentir valorisés, les employés peuvent souffrir de désengagement, d’où le « quiet quitting » dont on parle dans les médias.

Désencombrer

Désencombrer son espace de travail, son bureau virtuel, son horaire, sa boîte de courriels, sa liste de choses à faire, ses vieux dossiers, son tiroir à collations et gugusses… Ce sont toutes des actions qui contribuent à notre productivité et notre calme. Un petit 15 minutes à la fois peut être une bonne façon de procéder.

Nous souhaitons que ces stratégies de gestion inspirées du minimalisme puissent vous être utiles dans vos fonctions de gestionnaire, votre bénévolat ou vos discussions avec votre patron. N’hésitez pas à ajouter les vôtres dans la section commentaires ci-dessous. 

Ressources:

5 conseils pour désencombrer le bureau

Et parmi nos billets, ceux-ci vous fourniront quelques trucs pratiques:

Un futur intentionnel

La science de la sieste et le pouvoir des pauses

9 petits trucs pour gagner du temps

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